เนื่องจากเป็นแนวทางที่ได้จากการศึกษาวิจัยของ สปร. ในแนวทางที่ 3 ซึ่งเป็นการดำเนินการภายในกรม เพื่อให้กลุ่มงานนี้เป็นหน่วยงานที่ทำหน้าที่อำนวยความสะดวก ประสานงาน รวบรวมและวิเคราะห์ส่งข้อมูล ที่จำเป็นต้องใช้ในการจัดทำเอกสารประกอบในการจัดทำคำขอเพื่อให้สำนักงานส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นอำเภอเป็นราชการส่วนภูมิภาค และจัดส่งสำนักงาน ก.พ.ร. และ สำนักงาน ก.พ. เพื่อพิจารณาตามขั้นตอนต่อไป โดยการจัดตั้งกลุ่มงานดังกล่าวเป็นไปตามคำสั่งกรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น ที่ 55/2564

Workload Tracking System คือ ระบบบันทึกการติดตามข้อมูลปริมาณงานท้องถิ่นอำเภอ มีวัตถุประสงค์เพื่อสำรวจข้อมูลปริมาณประกอบการวิเคราะห์และจัดทำเอกสารข้อเสนอการจัดตั้งสำนักงานส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นอำเภอเป็นราชการส่วนภูมิภาค โดยเป็นการสำรวจที่สามารถลดการใช้งานเอกสาร (Paperless) รวดเร็ว และให้ส่วนกลางได้ติดตามการดำเนินงานที่สำคัญของท้องถิ่นอำเภอในภูมิภาค

สำนักงาน ก.พ.ร. กำหนดหลักเกณฑ์ให้ส่วนราชการที่มีความประสงค์จะจัดตั้งส่วนราชการประจำจังหวัดหรือ ส่วนราชการประจำอำเภอ ดำเนินการทดลองเพื่อศึกษารูปแบบการทำงาน และประเมินความคุ้มค่าในการจัดตั้งฯขึ้นในบางพื้นที่ ตามหลักเกณฑ์และแนวทางตามหนังสือสำนักงาน ก.พ.ร. ที่ นร ๑๒๐๐/ว ๒๗ ลงวันที่ ๑ พฤศจิกายน ๒๕๖๐

การดำเนินงานที่ผ่านมา กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นได้จ้างสถาบันทางวิชาการ 2 สถาบันเพื่อทดลอง ศึกษาและวิจัย คือ สถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์ (นิด้า) ในปี ๒๕๖๑ และสถาบันที่ปรึกษาเพื่อพัฒนาประสิทธิภาพในราชการ (สปร.) ในปี ๒๕๖๒ ดำเนินการวิจัยการปฏิบัติงานของกรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น โดยจากการศึกษาพบว่า มีความจำเป็นในการจัดตั้งสำนักงานส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นอำเภอให้เป็นราชการส่วนภูมิภาคของกรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น

สถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์ (นิด้า) ได้มีการคัดเลือกจังหวัดเพื่อดำเนินการทดลองในพื้นที่ ๔ ภาค ๘ จังหวัด ได้แก่ จังหวัดเชียงราย จังหวัดอุทัยธานี จังหวัดพระนครศรีอยุธยา จังหวัดตราด จังหวัดอุบลราชธานี จังหวัดมุกดาหาร จังหวัดสุราษฎร์ธานี และจังหวัดภูเก็ต และในระหว่างการศึกษา ในขั้นตอนการเก็บรวบรวมข้อมูลในพื้นที่ศึกษา ได้เชิญผู้แทนจากหน่วยงานภายนอก ได้แก่ สำนักงาน ก.พ.ร. สำนักงาน ก.พ. สำนักงานงบประมาณ สำนักงานคณะกรรมการพัฒนาการเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ สำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกา และกระทรวงการคลัง ร่วมสังเกตการณ์ ซึ่งจากการศึกษาสามารถสรุปสาระสำคัญ ดังนี้ ๑) การมีท้องถิ่นอำเภอเป็นราชการบริหารส่วนภูมิภาคไม่ทำให้ภาระงานของท้องถิ่นจังหวัดลดลง กล่าวคือ ท้องถิ่นจังหวัดและท้องถิ่นอำเภอไม่มีภาระงานที่ซ้ำซ้อนกัน ๒) นายอำเภอมีความพึงพอใจต่อการทำงานของท้องถิ่นอำเภอ อาทิ การช่วยเหลือกระบวนการจัดทำและประสานงานแผนพัฒนาท้องถิ่น การให้คำแนะนำเกี่ยวกับระเบียบ กฎเกณฑ์ คำสั่งและ แนวปฏิบัติขององค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น การประสานงานกับส่วนราชการอื่นในพื้นที่ และการสร้างเครือข่ายและความร่วมมือในการผลักดันนโยบายรัฐบาลลงสู่ท้องถิ่น ๓) จากการเรียกท้องถิ่นอำเภอให้มาปฏิบัติหน้าที่ ณ สำนักงานส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นจังหวัด พบว่า ก่อให้เกิดอุปสรรคหลายด้านต่อการดำเนินงานขององค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น และ ๔) ท้องถิ่นอำเภอสามารถเสริมสร้างความเข้มแข็งของภาคประชาชน อาทิ การเชื่อมประสานหน่วยงานปกครองท้องที่และท้องถิ่น การลดความขัดแย้งในพื้นที่ และการส่งเสริม สนับสนุน การให้บริการสาธารณะกรณีองค์กรปคกรองส่วนท้องถิ่นไม่เข้มแข็งหรือไม่สามารถจัดบริการสาธารณะได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ในขณะที่สถาบันที่ปรึกษาเพื่อพัฒนาประสิทธิภาพในราชการ (สปร.) ได้นำเสนอแนวทางการดำเนินการในการจัดตั้งสำนักงานส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นอำเภอ จำนวน 3 แนวทาง ได้แก่ ๑) การจัดตั้งสำนักงานส่งเสริม การปกครองท้องถิ่นอำเภอทุกอำเภอ ๒) การจัดตั้งสำนักงานส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นอำเภอเป็นกลุ่มอำเภอ และ ๓) การจัดตั้งกลุ่มงานเพื่อประสานและส่งเสริมการปฏิบัติงานของท้องถิ่นอำเภอในสำนักงานส่งเสริม การปกครองท้องถิ่นจังหวัด

ในช่วงระยะเวลาที่ผ่านมา กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นได้จัดทำเอกสารและข้อมูลประกอบการจัดทำคำขอ เพื่อให้สำนักงานส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นอำเภอให้เป็นราชการส่วนภูมิภาค โดยสำนักงาน ก.พ.ร. มีข้อเสนอแนะในประเด็นต่าง ๆ โดยสาระสำคัญ คือ ๑) การทบทวนบทบาทการปฏิบัติงานของกรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น (ส่วนกลาง) และสำนักงานส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นจังหวัดและอำเภอ (ส่วนภูมิภาค) ให้สะท้อนภารกิจหลักของหน่วยงาน อาทิ การระบุให้ชัดเจนเป็นรูปธรรมถึงประโยชน์ที่ประเทศชาติและประชาชนจะได้รับจากกการปรับปรุงโครงสร้างฯ โดยให้ชี้แจงว่าหน่วยงานที่จัดตั้งขึ้นใหม่สามารถเพิ่มประสิทธิภาพ/แก้ปัญหาอุปสรรคอย่างไร การให้ระบุ ถึงเหตุผลที่ชัดเจนถึงสาเหตุที่ต้องปรับปรุงโครงสร้างว่าก่อประโยชน์อย่างไร/เพิ่มประสิทธิภาพอย่างไร รวมถึงสาเหตุ ที่ไม่สามารถดำเนินการได้ภายใต้การแบ่งส่วนราชการปัจจุบัน ๒) การวิเคราะห์ความคุ้มค่าในการจัดตั้งสำนักงานส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นอำเภอ อาทิ การแสดงรายละเอียดงบประมาณค่าใช้จ่าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งภารกิจ ที่ขอจัดตั้งหน่วยงานใหม่เพื่อแสดงความคุ้มค่าหากได้ปรับปรุงโครงสร้างตามที่เสนอ และ ๓) การกำหนดแนวทาง การประเมินการปฏิบัติงานของสำนักงานส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นอำเภอ อาทิ การกำหนดค่าเป้าหมายที่เป็นผลลัพธ์และสะท้อนให้เห็นถึงประสิทธิภาพจากการปรับปรุงโครงสร้าง

ในปีงบประมาณ พ.ศ. ๒๕๖๔ กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น ได้จัดทำขอบเขตภารกิจของท้องถิ่นอำเภอ และกำหนดให้มีการตั้งกลุ่มงานส่งเสริมและประสานงานท้องถิ่นอำเภอ (กง.ทอ.) ขึ้น เพื่อเป็นกลุ่มงานที่มีภารกิจใน การส่งเสริม ประสานงาน และสนับสนุนการปฏิบัติงานของท้องถิ่นอำเภอ ซึ่งเป็นการตั้งกลุ่มงานในสำนักงานส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นจังหวัดขึ้นใหม่เป็นการภายใน โดยเป็นไปตามแนวทางการศึกษาของ สปร. และเป็นการมอบหมายภาระงานของท้องถิ่นอำเภออย่างชัดเจนตามบทบาทของกรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น และเพื่อให้สามารถประสานและเก็บรวบรวมข้อมูลประกอบการจัดทำคำขอเพื่อให้สำนักงานส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นอำเภอให้เป็นราชการส่วนภูมิภาค เสนอต่อสำนักงาน ก.พ.ร.